O Scrum é uma metodologia ágil para a gestão de projetos dividido em pequenos ciclos de atividades, reuniões e alinhamentos

Por Roberto Gordilho

Aos olhos de um leigo, pousar um avião pode ser uma tarefa quase automática. Com tantas tecnologias de geoposicionamento e automação de manobras, o pouso de uma aeronave, contudo, ainda exige experiência e habilidade para mudança de planos em curto prazo. Essa foi a inspiração de Jeff Sutherland para o desenvolvimento do SCRUM, uma das metodologias ágeis mais utilizadas pelas organizações em todo o mundo.

 

Após uma década nas Forças Aéreas dos Estados Unidos e mais de 100 missões de combate no Vietnã do Norte, Jeff consolidou sua formação acadêmica na Faculdade de Medicina da Universidade do Colorado. Atuou em pesquisas científicas e, em seguida, assumiu o posto de vice-presidente de uma unidade de negócios de caixas eletrônicos bancários. Ali, por volta dos anos 1980, ele percebeu que os processos de gestão em cascata não surtiam os resultados esperados. Ou melhor, o modelo de gestão, na visão do empresário, poderia ser melhorado. 

Foi então que implementou o primeiro protótipo do que viria a ser o SCRUM em escala. Essa metodologia permite a união de diversas equipes com o propósito de desenvolver e entregar produtos e projetos em um ambiente complexo de forma ágil. O processo de conversão da gestão deu certo e Jeff aprimorou a metodologia SCRUM ao longo dos anos 1990 em 11 empresas de software. Em 2001, foi convidado para ser o co-autor do Manifesto Ágil. 

Até aqui, tudo bem. Mas, o que tem a ver o pouso de um avião com metodologias ágeis de gestão?

Mudanças repentinas

Como piloto da aeronáutica, Jeff comparou o processo de gestão e desenvolvimento de projetos de negócios com a delicada tarefa de pousar um avião. O pouso, conforme a inspiração de Jeff, não consiste em uma ação única e imutável. Ou seja, não existe uma fórmula que, se seguida à risca, reflete em sucesso 100% das vezes. É preciso considerar variáveis que surgem de repente e ajustar a rota do avião para o melhor alinhamento com a pista. Tudo acontece em pouco tempo e exige do piloto (ou gestor) habilidade e técnica para tomada de decisão ágil. Por isso, a mesma retórica pode ser aplicada para os processos de gestão, em que estão envolvidas diversas pessoas, atividades complexas e mudança de planos repentina. 

O que significa SCRUM?

O SCRUM é uma abordagem ágil para a gestão de um projeto em que ele é dividido em pequenos ciclos de atividades, reuniões e alinhamentos frequentes de forma a melhorar o processo de forma ágil e eficiente. Todo o trabalho é acompanhado de perto pelo gestor, com mudanças de planejamento que acontecem frequentemente de maneira livre e pouco engessada. 

Assim como todas as metodologias ágeis, o SCRUM foi pensado para o desenvolvimento de softwares e, por isso, sua definição tem apoio em termos técnicos da área. Contudo, devido sua alta conversão de resultados positivos, essa metodologia foi adaptada para todos os modelos de gestão e mercado (Saúde, Logística, etc.). Estima-se que 75% das empresas em todo o globo adotem o SCRUM como metodologia ágil para melhoria dos processos de gestão e condução de projetos.

A palavra SCRUM não é uma sigla. Na verdade é uma analogia direta ao jogo de Rugby. Nessa jogada, os dois times se unem em um empurra-empurra, todos de cabeça abaixada e foco centrado na bola. Jeff Suntherm comparava os processos de desenvolvimento de softwares com uma corrida de revezamento: cada um seguia um passo do processo e repassava o bastão para o próximo. A ineficiência se dá pela complexidade dos projetos de negócios que precisam de união e envolvimento de todas as equipes – sem falar na mudança do plano para garantir a entrega.

Como aplicar o SCRUM

O SCRUM é uma estrutura (framework) orientada para a conclusão de tarefas e promoção da melhoria contínua. Ele é considerado uma ferramenta ágil pois seu princípio fundamental é a agilidade (que está associada à forma de pensar). E para tornar o processo de gestão ágil, é preciso alinhar a mudança do mind set e adotar estratégias específicas. No caso do SCRUM a mudança de pensamento das equipes acontece pelo aprendizado contínuo e mudança constante das variáveis.

Então, para implantar o SCRUM no gerenciamento de um projeto ou processo, é necessário elencar algumas estruturas características da metodologia:

Product Owner 

O primeiro passo para implantar o SCRUM é escolher uma pessoa, um líder responsável pela visão do projeto. O profissional também se encarrega de avaliar riscos e benefícios dentro do processo de condução do projeto. Além disso, também faz parte de suas atribuições motivar e engajar as equipes. 

Forme uma equipe SCRUM

Defina uma equipe com habilidades necessárias para entregar as metas estabelecidas para o projeto ou produto. O peso maior dessa etapa está na motivação contínua das pessoas envolvidas. A equipe SCRUM atua com auto-gerenciamento e foco nos objetivos. Assim, torna-se mais difícil o desvio da condução das tarefas.

SCRUM Master

Esse é a pessoa responsável por conduzir a equipe SCRUM pelos processos ágeis, eliminando os obstáculos e garantindo que o curso seja leve e ágil. 

Crie um Product Backlog

O Product Backlog é uma lista muito bem detalhada de tudo o que é preciso para tornar real o produto ou projeto. Ao longo do desenvolvimento das atividades, essa lista ganha corpo e passa a atuar como mapa, direcionando as equipes para as estruturas mais leves e ágeis, otimizando, assim, a entrega final. 

Estimativas do backlog

O próximo passo é indicar o responsável por cada item e ação do backlog. Nessa fase também é importante que os membros da equipe criem estimativas de entrega das atividades. Isso é fundamental para determinar a velocidade da evolução do projeto. 

Sprints

Com a definição de todos os envolvidos, agora é o momento de planejar as primeiras reuniões (os sprints) e determinar a duração de cada uma. Esse período pode variar para cada projeto dentro da organização de Saúde. Mas é essencial que se crie uma disciplina de acompanhamento das rotinas. 

Kanban e SCRUM

Após a organização das lideranças, equipes, responsáveis por cada tarefa e definição de reuniões de acompanhamento, o passo seguinte é dispor as atividades de forma que todos as visualizem. Uma forma de executar essa etapa é elencar as rotinas em um quadro ou ferramenta digital, seccionada com no mínimo três colunas: a fazer, executando, e tarefa concluída. O Kanban é um exemplo de método para disposição das ações. 

Daily Scrum

É uma reunião rápida (todo o modelo exige agilidade). O propósito desse encontro é que as pessoas apresentem respostas para as seguintes questões:

• O que foi executado ontem para auxiliar a equipe na entrega final do projeto?
• No mesmo sentido, o que está sendo executado hoje?
• Existe algum impedimento para a conclusão das rotinas?

Com as informações tomadas, é possível fazer as alterações necessárias para que todo o processo continue ágil e seguindo os objetivos fundamentais.

Sprint Review

Nessa reunião apresenta a evolução real de todo o trabalho. Ou melhor, é aqui que o trabalho concluído mostra seu valor e as equipes podem ponderar o que foi necessário para garantir o êxito. 

Feedbacks

Como o SCRUM é uma ferramenta que auxilia na mudança de pensamento das equipes, é fundamental que todos tenham feedbacks claros com apresentação de aprendizados e pontos de melhoria. Assim, as pessoas evoluem suas experiências para os próximos projetos. 

Com a interação e participação de todos dentro da estrutura SCRUM, a gestão ganha experiência e intimidade com a metodologia. Assim, os aprendizados são compartilhados e aproveitados em cada projeto e processo novos dentro da organização de Saúde. É preciso, contudo, que o gestor tenha em vista que existem outros métodos ágeis que podem ser adaptados à realidade da instituição.