Planejamento anual do hospital: comece já a preparar o seu

Importante etapa deve ser iniciada no segundo semestre para que haja tempo do hospital se preparar imprevistos e definir sua estratégia de forma clara e precisa

Por Editorial GesSaúde

Organizar é uma ação que faz parte do dia-a-dia do gestor. Mais que isso, a gestão de uma organização de Saúde tem de estar sempre preocupada com o planejamento dos processos tradicionais e as demandas repentinas. Porém, em uma visão macro, é necessário se antecipar de possíveis problemas, dificuldades eminentes e métrica de gastos e investimentos, Por isso, especialistas indicam que o segundo semestre é o momento ideal para começar a planejar o próximo ano de atuação das instituições.

“Entendo que no segundo semestre já tivemos tempo suficiente para evidenciar se o que foi planejado no ano anterior foi e está sendo, de fato, realizado como deveria”, salientou o administrador hospitalar Marcelo Nascimento. De acordo com o especialista, definindo o segundo semestre como período estratégico para o planejamento a organização consegue tempo hábil para se preparar para imprevistos que podem impactar o negócio. “Além disso, no segundo semestre, há a possibilidade de os cenários e tendências serem outros, o que nos obriga a rever o planejado antes que o ano termine. Fazendo o planejamento estratégico no segundo semestre teremos, ainda, tempo suficiente para validar o planejado junto às demais lideranças e gestores, antes de divulgar para toda a organização”, disse.

Nascimento explica ainda que o gestor deve ter claramente os pontos fracos e fortes da instituição antes de elaborar o planejamento anual. “Primeiro, entendo ser necessário conhecer bem o serviço; os pontos fortes e fracos. Comparar a capacidade instalada com a produtividade que está sendo obtida, conhecer a sazonalidade do serviço, o perfil da clientela – médicos, operadoras e pacientes -, identificar as oportunidades de melhoria. Entendo que tudo isso deve ser feito com base nos números apurados e devidamente validados pelas lideranças. Ou seja, é preciso que os líderes analisem esses números e, diante de sua vivência, os validem a fim de assegurar que o processo decisório acontecerá com base em informações confiáveis, verídicas”, reforçou.

Como elaborar

A estrutura do planejamento, contudo, deve ser metódica e estar alinhada às necessidades do hospital. Conforme a diretora administrativa da Santa Casa da Bahía, Mônica Bezerra, “o ponto de partida é a construção de uma estrutura racional e coerente que responda às perguntas fundamentais: Onde estamos? Para onde queremos ir? e Como chegar lá?”. Portanto, o gestor deve considerar o planejamento anual em igual medida de importância que o orçamento. “O Planejamento Anual, mesmo vale para Orçamento, é estruturado a partir das previsões de comportamentos dos cenários internos e externos da Empresa alinhadas aos objetivos estratégicos, desta forma a busca pelo 2º semestre deve-se a conseguir uma maior consistência analítica situacional uma vez que o espaço de tempo entre o “planejar” e o “executar” não estão tão distante. Portanto, tende a reduzir distorções”, explicou a especialista.

Como planejar

Mônica orienta que, independente do porte e segmento de atuação do hospital, o planejamento anual deve ter em conta os seguintes passos:

Definição de seus objetivos estratégicos, ou seja, qual sua missão e visão, assim como, quais os valores que são fundamentais a sua cultura e que nortearão as decisões empresariais e seu relacionamento com os stakeholders.
Diagnóstico do mercado, no qual se avalia como o Hospital poderá ser impactada pelas ameaças e oportunidades do ambiente externo, não apenas no presente, mas também no futuro definido na amplitude tempo da Visão previamente definida.
Neste processo, é importante relacionar os fatores críticos de sucesso dos concorrentes e, assim, contrapor aos seus próprios pontos fortes e fracos . Uma vez construídos os cenários externos e internos define-se os objetivos estratégicos que se relacionam, diretamente, a Missão e Visão.
Estabelecimento de conjunto de planos de ação conectados com cada objetivo estratégico e as métricas, indicadores de acompanhamento. Os indicadores de performance constituem o painel de bordo para navegação durante todo o ano, e deve conter a mensuração dos objetivos estratégicos, táticos e operacionais. Ou seja, o Planejamento deve ser desdobrado e dominado por todos os níveis hierárquicos do Hospital e o acompanhamento deve ser feito, pelo menos, 01 vez ao mês de forma estruturada com análise crítica dos resultados obtidos e proposição de correção de rotas quando necessários.

Para mensurar a eficiência e aplicação do planejamento, é preciso que o gestor oriente as lideranças para a elaboração de relatórios e planilhas com os dados de produtividade para comparação. “ Mensurar resultados, medir. Mensalmente, as lideranças devem apresentar a planilha de indicadores – qualitativos e quantitativos – devidamente analisada e apresentar planos de ação (preferencialmente preventivos) focados na melhoria dos resultados e/ou na estabilidade dos processos. Isso não quer dizer que essa planilha deva ser analisada apenas no final do mês”, acrescentou Marcelo Nascimento.

Além disso, vale ressaltar a importância de planejar frente ao cenário de incertezas por que passa a Saúde no Brasil e que o planejamento é uma importante ferramenta de gestão para aumentar a maturidade de gestão.