O Kanban pode ser aplicado para a gestão da Saúde, em carreiras e organização pessoal de tarefas, basta conhecer a metodologia

Por Roberto Gordilho

O Kankan é um sistema ágil de controle e gestão do fluxo de produção em empresas utilizado em diversos tipos de negócios. Essa metodologia permite a visão clara de como as rotinas estão sendo executadas e, para isso, usa um sistema de quadro ilustrativo. Pela popularidade e retornos positivos para os empreendimentos, o Kanban foi digitalizado para aplicativos e plataformas de gerenciamento e acompanhamento de processos e projetos. Contudo, a dinâmica e otimização que o método proporciona também são eficazes na disposição clássica – em quadros e disposição de cartões, como Post-it. 

 A primeira pessoa a propor o Kanban foi Taiichi Ohno. A aplicação inicial aconteceu no mercado japonês de 1940 dentro do Sistema Toyota de Produção. Originalmente, a palavra é escrita em letra minúscula (kanan), e o modelo usava um cartão para sinalizar a conclusão de um processo produtivo. Essa simplicidade e fácil acesso aos recursos, proporcionou a difusão do Kanban em diversas outras fábricas. 

Como surgiu a metodologia kanban?

Quando uma empresa está com muitos produtos armazenados no estoque, ou, caso contrário, quando há falta deles, isso representa um forte indicativo de desequilíbrio dentro da empresa. No primeiro caso, os produtos deveriam estar no mercado mas, por algum motivo, não estão. No segundo, existe a possibilidade de os consumidores buscarem a concorrência para suprir a demanda. De todo modo, a gestão encontra nesse gargalo uma oportunidade de melhoria – que tem de ser ágil para evitar prejuízos e desperdícios. 

Foi com esse pensamento que a Toyota implantou o Kanban. O objetivo era otimizar o estoque para evitar que os produtos faltassem ou excedessem. Assim, quando um processo produtivo era finalizado, um cartão (kanban em tradução livre do japonês da época) sinalizava esse processo e permitia a inclusão de novas demandas na produção.

A experiência na Toyota chamou a atenção de empresários e estudiosos. Porém, foi apenas em 2004 que a metodologia ganhou forma tal como é conhecida atualmente com os estudos de David J. Anderson, especialista em metodologias ágeis, Peter Drucker e Eli Goldratt. Essas contribuições, somadas à teorias sobre sistemas puxados, teoria de filas e fluxo, transformaram o Kanban (agora em letra maiúscula por representar um modelo oficial) em um método avançado para otimizar a gestão de processos e projetos.

Pilares do Kanban

O Kanban teve grande repercussão dentro da manufatura e gestão de estoques. Em seguida, foi utilizado como método ágil no desenvolvimento de softwares. Assim como todas as metodologias ágeis, a adaptação e os retornos para qualquer nicho mercadológico, como a Saúde, são igualmente acessíveis e positivos. Inclusive, o Kanban pode ser aplicado para a gestão de carreiras e organização pessoal de tarefas. 

Os valores que regem o Kanban são produtividade e organização das entregas. Com isso,  é possível ter um trabalho mais focado, transparente e colaborativo. Portanto, o método é regido por quatro pilares que permitem ao gestor conduzir as ações de forma prática e dinâmica:

• Foco no agora: pelo Kanban, a disrupção e mudança abrupta no desenvolvimento de processos e projetos não é recomendada. É importante focar no que está sendo feito no momento e evitar mudanças na configuração do trabalho;
• Mudanças incrementais: elas devem entrar no processo de produção por meio de mudanças pontuais e pequenas. O indicado é evitar o radicalismo;
• Hierarquia e responsabilidades: é importante que o gestor tenha atenção aos colaboradores que entregam os resultados e metas esperados. Esses espaços devem ser respeitados e que as pessoas tenham responsabilidades que consigam arcar.;
• Incentive a liderança: a melhoria contínua nos processos e gestão de projetos deve ser um valor compartilhado por todos dentro do negócio. Somente com a participação ativa das pessoas é possível aproximar o fluxo de trabalho da situação ideal. 

Aplicação

O modelo Kanban inspirou diversos aplicativos e plataformas de acompanhamento de atividades e processos de negócio. Ainda assim, é possível se valer da estrutura para que seja utilizada de maneira analógica. O importante é que as pessoas visualizem e notem como o fluxo de ações acontece e quais são as prioridades. Nesse sentido, o Kanban pode ser dividido em três tipos principais:

Movimentação

O Kanban de movimentação é comumente aplicado dentro da indústria e facilita a comunicação e orientação de áreas dentro de um negócio para a otimização do processo produtivo. Em exemplo prático são as rotinas de entrada e saúde de estoque. Por isso, o Kanban de movimentação está muito mais próximo da concepção inicial da metodologia.

Produção

Já o Kanban de produção envolve os colaboradores na melhoria contínua da condução e gestão de processos e projetos empresariais. Nesse tipo de aplicação do Kanban, as ações são dispostas em um quadro dividido em três colunas:

• To do: são as tarefas e rotinas que que devem ser executadas e aguardam a ação inicial das equipes para isso;
• Doing: aqui, entram todas as ações que estão em execução;
• Done: são as tarefas concluídas.

Para que o quadro seja de fato dinâmico e promova a melhoria e redução dos gargalos, o gestor deve elencar tudo aquilo que precisa ser feito no negócio, o prazo de entrega de cada rotina e as pessoas que serão responsáveis por cada ação. 

E-Kanban

O E-Kanban é a versão digital da metodologia. O funcionamento é o mesmo, porém, se torna ainda mais ágil e eficiente devido a convergência de tecnologias e disponibilidade de ferramentas que podem ser utilizadas em  software de gestão e aplicativos para tablets e smartphones. Além disso, outro benefício do E-Kanban é o acompanhamento remoto das rotinas e compartilhamento entre mais de uma equipe. 

A adoção de metodologias ágeis requer conhecimento de seus fundamentos e da estrutura organizacional da instituição. Assim, o gestor pode compreender quais métodos podem ser implantados (ou somados) para garantir produtividade e eficiência em prazos estabelecidos e atividades planejadas.