Uma gestão do tempo eficiente envolve uma habilidade de priorizar tarefas com base na sua importância e urgência, minimizando desperdícios

Por Roberto Gordilho

Você tem tempo para olhar ao seu redor e entender o que de fato está acontecendo? Ou mesmo para um cafezinho, quantos minutos você dedicou para isso? Líderes e gestores em hospitais enfrentam um desafio constante ao tentar gerenciar suas demandas e responsabilidades em um ambiente complexo e em constante transformação. A gestão do tempo eficiente torna-se um fator crucial para o sucesso na condução das operações e na manutenção de um ambiente de trabalho produtivo e eficaz. 

Os líderes da Saúde frequentemente enfrentam uma miríade de responsabilidades, desde gerenciar equipes e garantir a qualidade do atendimento até lidar com questões administrativas e estratégicas.

O ambiente é imprevisível, com interrupções constantes, emergências e imprevistos que podem desviar a atenção das tarefas planejadas. A necessidade de priorizar entre as urgentes e importantes pode ser desafiadora, especialmente quando há uma lista extensa de demandas.

O que é uma Gestão do Tempo Eficiente?

Uma gestão do tempo eficiente envolve uma habilidade de priorizar tarefas com base na sua importância e urgência, minimizando desperdícios, evitando a procrastinação e mantendo o foco em atividades estratégicas e de alto impacto.

Você sabia que existem técnicas que podem ajudar na condução das rotinas e gestão de demandas?

Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão do tempo que organiza as tarefas em quatro quadrantes, baseando-se na importância e na urgência. Esse método permite uma avaliação visual clara das prioridades:

1. Quadrante 1: Tarefas urgentes e importantes são priorizadas imediatamente, exigindo ação imediata para evitar consequências negativas.

2. Quadrante 2: Tarefas importantes, mas não urgentes, são planejadas e agendadas para evitar se tornarem urgentes no futuro. Essas atividades geralmente estão relacionadas à estratégia e ao desenvolvimento de longo prazo.

3. Quadrante 3: Tarefas urgentes, porém menos importantes, podem ser delegadas ou eliminadas, pois podem consumir tempo sem agregar valor significativo.

4. Quadrante 4: Tarefas não urgentes e não importantes devem ser evitadas ou minimizadas, pois representam distrações que desviam o foco das metas prioritárias.

Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro é um método de gestão do tempo que divide o trabalho em intervalos de tempo, geralmente de 25 minutos, denominados “pomodoros” (tomate em italiano), seguidos por breves pausas. Este ciclo de trabalho focado e descanso visa aumentar a produtividade e concentração:

• O foco é interrompido exclusivamente na tarefa designada durante o período de 25 minutos.
• Após cada pomodoro, há uma pausa curta de 5 minutos para descanso e recuperação mental.
• Após quatro pomodoros consecutivos, é recomendada uma pausa mais longa, de cerca de 15 a 30 minutos.

Lista de Tarefas e Planejamento

Criar listas de tarefas organizadas e planejamentos diários, semanais ou mensais é uma estratégia fundamental para a gestão eficaz do tempo:

• Anotar todas as tarefas pendentes ajuda a visualizar e priorizar atividades.
• O planejamento diário estabelece metas realistas e permite ajustes conforme necessário.
• Planejamentos semanais e mensais fornecem uma visão ampla, facilitando a alocação de tempo para tarefas mais complexas ou estratégicas.

Delegação e Empoderamento

Para otimizar a gestão do tempo, o líder deve desenvolver habilidades que o permitam delegar tarefas aos membros da equipe, promovendo autonomia e responsabilidade, é essencial para liberar tempo para questões mais estratégicas:

• Identificar tarefas para delegar, considerando habilidades e capacidades individuais.
• Capacitar os colaboradores com autonomia na tomada de decisões, fortalecendo o engajamento e a eficiência do tempo.
• Acompanhar as atividades delegadas e apoiar a equipe na execução.
• Uma delegação eficaz permite que os líderes se concentrem em atividades que exigem suas habilidades específicas e estratégicas.

Repassando Habilidades 

E não basta o líder ou gestor saber gerenciar o seu próprio tempo e guardar esse aprendizado a sete chaves. É fundamental para o engajamento e desenvolvimento das pessoas repassar essas habilidades e promover o crescimento do grupo de trabalho. E você pode fazer isso por meio de algumas formas:

Treinamento Especializado 

Promova sessões de treinamento desenvolvidas e workshops focados na gestão eficaz do tempo. Isso inclui a exploração de métodos consolidados e criação de novas estratégias. Além disso, forneça aos membros da equipe exemplos práticos e simulações que ilustram a aplicação dessas técnicas em situações reais. Por exemplo, em um workshop sobre a Técnica Pomodoro, demonstre como dividir tarefas em intervalos de 25 minutos, seguidos por pausas estratégicas, aumentando a produtividade e o foco.

Mentoria Exemplar 

Os líderes desempenham um papel fundamental ao servirem como mentores de gestão do tempo. Eles não apenas demonstram práticas eficazes, mas também orientam individualmente os membros da equipe. Por exemplo, um líder pode mostrar como priorizar tarefas usando a Matriz de Eisenhower em uma situação onde há múltiplas demandas urgentes e importantes, ajudando a equipe a tomar decisões mais assertivas, não esqueça que a melhor mentoria é o exemplo

Compartilhamento de ferramentas 

Ao fornecer treinamento técnico detalhado, mentoria personalizada e ferramentas específicas, a equipe não apenas adquire conhecimentos sobre gestão do tempo, mas também aprende a aplicar essas habilidades de forma prática e adaptável ​​às demandas do ambiente de saúde.

A gestão do tempo eficiente é uma habilidade vital para líderes e gestores hospitalares, permitindo a maximização da produtividade e o foco em objetivos estratégicos. Ao adotar técnicas e práticas de gestão do tempo e compartilhar essas habilidades com as equipes, os líderes podem não apenas aprimorar sua própria eficiência, mas também criar um ambiente de trabalho mais produtivo e colaborativo nas organizações de saúde.

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