Process Mining: Mineração de Processos um método para aumentar a eficiência da operação

A partir de dados, método permite descobrir, melhorar e monitorar processos através do uso da tecnologia

Por Roberto Gordilho

Um dos grandes desafios dos hospitais é garantir a segurança do paciente, qualidade, eficiência em seus processos e sustentabilidade financeira. Essas tarefas associadas a complexidade do funcionamento, a transformação digital e toda a mudança do mercado da Saúde está gerando a necessidade de se reinventar e repensar sua forma de operação.

A Gestão por Processos é um dos pilares para se alcançar eficiência e sustentabilidade do negócio, pois permite conhecer, melhorar e monitorar a operação. Muito diferente do que muitos pensam essa não é uma tarefa fácil, pois significa mapear, identificar gargalos, implantar, medir e melhorar constantemente seus processos, e realizar essas etapas em paralelo ao dia a dia da instituição não é trivial, geralmente é nesse ponto que encontramos o trade off, precisamos revisar e evoluir os processos com eles acontecendo. Não dá para parar!

Desde que a técnica começou a ser implantada na década de 60 ainda com o nome de TQM (Gestão da Qualidade Total) o grande desafio sempre foi partir da experiência acumulada pelos profissionais na execução. Ao longo dos anos as técnicas foram evoluindo e mudando de nome: Qualidade total (TQM), reengenharia, Six Sigma, Lean, BPM (Business Process Management), mas todas elas partem de modelagem e redesenho de processos a partir da experiência acumulada.

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Durante este período as organizações se informatizaram e passaram a registrar sua operação com o apoio de ferramentas tecnológicas (Sistemas Integrados de Gestão) que hoje possuem milhões de dados de registros dos fatos que realmente aconteceram ao longo dos anos na operação, sem nenhum empirismo.

Este acúmulo de informação de registros da operação possibilitou mais uma evolução nas ferramentas de análise e revisão de processos, a Mineração de Processos, uma técnica que consiste em, a partir dos dados gerados, realizar inferências e entender como os processos funcionam na prática, sem achismo ou empirismo.

A mineração de processos é utilizar a tecnologia para entender os processos a partir dos dados. A experiência dos profissionais vai complementar com análises e definições, mas vamos sair da situação de qualquer tipo de “achismo”, é o preto no branco, a vida como ela é, os dados refletem a realidade do que efetivamente aconteceu, permitindo inclusive avaliar qual o percentual e casos em que houve distorção, e mais ainda aprofundar ou reduzir o nível da análise para entender melhor cada situação desejada.

Imagine que podemos utilizar toda a história de registros que estão armazenados apenas como “fatos passados” e dar vida a eles buscando entender os padrões que nossa organização apresenta, possibilitando identificar, por exemplo, o caminho mais comum do paciente em nosso hospital a partir de cada porta, ciclos e gargalos nos processos, e muito mais, o limite é nossa imaginação e necessidade.

Tudo isso é possível com a mineração de processos, que é um método que traz mais agilidade e assertividade para a visão por processos, pois ele permite utilizar os registros operacionais para descobrir o comportamento dos processos na instituição.

Process Mining

A mineração de processos (do inglês, process mining) é uma técnica moderna que vem apresentando resultados positivos e complementando a Gestão de Processos de Negócio (o BPM – Business Process Management). O conceito foi criado em 1999 por Wil van der Aalst e Ton Weijters, com a proposta de extrair dados de todos os processos envolvidos em um negócio. Na prática, usam-se sistemas de informação para registrar tudo o que foi executado durante a tarefa, desde o responsável por ela, o que exatamente foi realizado, os insumos e recursos consumidos, o tempo gasto, entre outros fatores inerentes à execução das atividades. Na Saúde já fazemos quase todos estes registros em nossos hospitais.

A metodologia busca descobrir, monitorar e melhorar processos reais a partir da extração de eventos disponíveis no sistema da organização, ou seja, o ato de minerar busca compatibilizar dados de eventos com modelos de processos para verificar a conformidade, detectar desvios, prever atrasos e recomendar o redesenho de processos.

Imaginem aquele jardim lindo de grama verde que, apesar de possuir um caminho de pedras no meio para ser utilizado pelas pessoas, possui também um trecho de barro que é por onde as pessoas realmente passam? Esta é nossa realidade hoje, desenhamos e implantamos os processos que acreditamos com base na experiência do grupo ser a melhor alternativa (nosso caminho de pedras) e a realidade é que muitas vezes o que ocorre é que começam a se criar os caminhos de barro.

Isso ocorre porque, em muitos casos, o caminho projetado simplesmente não é o mais eficiente e que traz o melhor resultado prático, e aos poucos as pessoas começam a mudar o caminho (nasce o caminho de barro).

A partir dos registros, pode-se identificar o comportamento real dos processos, pode-se detectar ou diagnosticar problemas com base em evidências, trazendo maior confiabilidade e poder de decisão para direcionar novos processos com maior eficiência, reduzindo tempo e gastos desnecessários. É uma importante ferramenta de apoio à tomada de decisão de negócios, facilitada pelo uso de sistemas.

Existem três tipos de mineração de processos:

Descoberta: onde se identifica o modelo de processos real (AS IS) da instituição a partir de um conjunto de registros extraído do sistema;
Conformidade: onde processos reais e os modelos de processos ideal são comparados e as coincidências ou diferenças resultantes são identificadas para diagnosticar os desvios ou ineficiências entre o negócio derivativo do modelo de processo e processos ideais.
Aprimoramento: onde os modelos de processo são adaptados visando ampliar e melhorar os processos, permitindo, inclusive, a criação de novas etapas ou de processos completos com vistas à obtenção de eficiência.

A mineração de processos é uma metodologia que oferece uma base consistente para o BPM ao garantir ao gestor uma visão mais profunda da operação do negócio, apoiado na adoção de tecnologias para auxiliar na captura e no armazenamento dos dados.

A mineração de processos representa uma grande evolução na utilização da tecnologia para suportar o aumento da eficiência do hospital, a partir de agora já sabemos o que fazer com todo aqueles registros dos últimos 05, 10, 15 anos que estão armazenados nos nossos servidores e que aparentemente tinham pouca utilidade em nosso dia a dia, vamos utilizar estes dados para entender nossa operação e efetivamente aprender e começar a tirar proveito dos registros de nossa história.