Gestão precisa contar com apoio dos colaboradores, que devem ter participação direta ou indireta desde o planejamento a execução do projeto

Por Fabiana Freitas

“Eu faço desta forma há anos”. Esta frase é a que mais se escuta em uma organização que inicia a fase de análise de seus processos atuais, com objetivo de adotar a metodologia de gerenciamento de processos. Essa resistência a mudanças que vem dos colaboradores demonstra como é difícil quebrar a barreira para o novo. Difícil, sim, mas não impossível.

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Alguns elementos colaboram para esse tipo de comportamento dentro das instituições, em especial nos hospitais, onde percebo que a resistência é mais acirrada. A rotina absorve as pessoas a ponto de não permitir uma avaliação do resultado de suas atividades. Alguns têm medo do novo e querem se preservar, temendo se tornar desnecessários. Outros acreditam serem “proprietários” dos processos, principalmente aqueles que têm anos de empresa e criaram que são responsáveis pelo desenvolvimento de formulários ou uma planilhas para operacionalizar sua área. Ao fazer qualquer menção a rever esses processos estabelecidos, está declarada a “guerra”.

Esse desafio pode ser vencido, desde que algumas etapas sejam seguidas pelos gestores do hospital. A fase inicial é fundamental para que se defina e desenhe processos com uma visão linear. Portanto, se as pessoas que executam as tarefas não estiverem engajadas com essa mudança, nada acontece. Por esse motivo, a primeira etapa para se obter sucesso é o planejamento. Ele deve ser conduzido com o total envolvimento da alta gestão, a fim de desenhar um projeto com a participação da maior parte dos envolvidos na operação. Assim, o trabalho será de todos, e não apenas a imposição de um grupo fechado e, muitas vezes, sequer envolvido diretamente com a rotina.

Utilizar a gestão da mudança tem um papel fundamental nesse trabalho. Com ela é possível mudar o mindset das pessoas para que entendam a fase como uma transformação positiva. Ela permite realizar sensibilização e também capacitação para que todos compreendam o que é gestão por processos, qual a diferença de trabalhar ponta a ponta, porque enxergar a operação como um todo, entre outros fatores. A gestão da mudança ainda permite criar grupos com todos os departamentos envolvidos direta e indiretamente, a fim de promover a discussão sobre a melhor forma de conduzir o projeto. Tudo isso aumenta a possibilidade de obter melhores processos, com redução de gaps e handoffs.

Transparência e engajamento da equipe são palavras-chaves para se obter sucesso nessa transformação. Daí em diante, com equipes engajadas e treinadas, as próximas etapas são desenvolvidas de forma a conduzir o hospital para uma gestão mais profissionalizada e madura.

Fabiana Freitas é sócia da GesSaúde. Administradora, também é especialista em gerenciamento de processos com foco em BPM e modelagem por BPMN. Possui especialização em desenvolvimento e gerenciamento integrado, bem como logística empresarial.

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