Modelo que planeja e monitora rotinas de trabalho deve ser aplicado em todos os setores, do administrativo ao médico-assistencial

Por editorial GesSaúde

O gerenciamento de processos é uma ferramenta poderosa dentro do hospital, com capacidade para organizar rotinas de trabalho, definir gargalos e traçar estratégias de negócios. Tem como características o planejamento, o monitoramento, a avaliação e a revisão dos processos da organização, com o intuito de trabalhar na definição de metas e serviços e minimizar erros que podem afetar o funcionamento da instituição.

Para a coordenadora do MBA em Gestão de Saúde do Centro Universitário São Camilo, Cláudia Raffa, o mapeamento, implantação e monitoramento dos processos são etapas complexas, porém essenciais nas organizações que tenham como meta evoluir seu conceito de maturidade de gestão hospitalar. “É preciso levar em consideração que, além da complexidade particular de cada processo administrativo ou assistencial, existe também a interface com os demais departamentos. Um processo mal desenhado impacta em sua sequência e pode afetar toda a rotina de trabalho, prejudicando o paciente.”

A especialista destaca que o gerenciamento de processos é ferramenta tão importante para organizar e otimizar o ambiente hospitalar que integra, inclusive, o Nível 2 da acreditação da Organização Nacional de Acreditação (ONA ) – este, por sua vez, tem como objetivo atender aos critérios de segurança do paciente em todas as áreas de atividade, incluindo aspectos estruturais e assistenciais. “Os principais hospitais aderiram ao modelo em busca da acreditação. Ela é um estímulo para a prática do gerenciamento de processos”, avalia.

Implantação

A especialista defende que o gerenciamento de processos deve ser implantado em todos os setores do ambiente hospitalar, do administrativo ao médico-assistencial, de forma a garantir a qualidade do atendimento prestado pela organização de Saúde. “Em empresas de outras áreas, um processo com erros pode impactar na produtividade, mas, no caso da Saúde, se houver falhas, o impacto ocorre na prestação da assistência ao paciente. Por isso é importante mapear e efetuar o planejamento em todos os setores hospitalares, de forma a garantir a segurança daquele que busca a instituição para cuidar de sua vida.”

Veja como o gerenciamento é feito em cada setor do hospital e o que muda com ele:

• Administrativo / Financeiro: devem ser mapeadas todas as rotinas de contas a pagar e receber e da contabilidade como um todo, o que ajuda a entender a situação financeira da instituição. É preciso também definir o processo de controle e acompanhamento das glosas. Isso permite identificar gastos desnecessários, reduzir custos e compor ações estratégicas que não comprometam o caixa.

• Operacional: o mapeamento dos processos garante a comunicação eficaz entre os gestores e seus colaboradores para que problemas sejam identificados com mais rapidez e as soluções sejam aplicadas e comunicadas de maneira mais ágil.

• Médico-assistencial: o gerenciamento dos processos pode ser aplicado em todas as rotinas da equipe médica e assistencial, incluindo enfermagem, gestão do estoque de medicamentos e outros insumos e corpo clínico. O objetivo é otimizar e garantir a segurança do paciente na realização de exames e procedimentos.

Capacitação

Para que o modelo funcione, é preciso monitorar os processos e saber se estão sendo realizados de maneira correta, conforme a especialista. “O objetivo é que a rotina seja seguida sem a necessidade constante de orientação, porque todos os processos já estão descritos.  É importante manter os arquivos atualizados, buscar não conformidades e, acima de tudo, treinar o funcionário para que tenha total adesão à ferramenta.”

Conforme a metodologia Gestão por Processos (Gepro), desenvolvida pela Universidade de Campinas (Unicamp) e implantada no Hospital das Clínicas, todo trabalho rende mais quando há uma rotina estabelecida e todo processo deve ter uma padronização que garanta esta rotina. Os trabalhos de redesenho criam uma nova padronização, que depois de implementada, deve permanecer até que um novo ciclo de estudo seja iniciado. É importante, após a implementação, insistir na permanência das mudanças. Para tanto, as lideranças devem estar atentas à rotina e documentar e medir os eventos indesejados para, em um novo ciclo de estudos, saná-los.

Mais do que apenas investir em informatização, o gerenciamento de processos inclui o cuidado com a forma de trabalho de toda a equipe que faz parte da instituição. É preciso uma mudança de cultura que parte da gestão, que deve se certificar que todos estão desempenhando um bom trabalho. Somente assim pacientes e colaboradores ficarão satisfeitos com os serviços prestados em um ambiente que inspira crescimento constante em um mercado cada vez mais competitivo.

Saiba mais:

A importância da gestão de processos na segurança do paciente

Conheça os sinais que revelam falhas no gerenciamento de processos

Gerenciamento de processos como chave para uma gestão eficaz

Imagem: Depositphotos