O aprofundamento de cada etapa das atividades da operação é essencial para a modelagem de processos

Por Fabiana Freitas

Otimizar e visualizar as possibilidades das rotinas dos negócios em Saúde é uma das principais características da modelagem de processos. A estratégia permite ao gestor conhecer o processo como ele acontece na prática. Por isso, a modelagem de processos é fundamental para prever possíveis erros ou atrasos de entrega dos resultados. Como a Saúde é um setor altamente complexo, muitos são os desafios diários na gestão das organizações e uma das formas de garantir a estabilidade é organizar estruturalmente cada ação da operação. . 

Porém, o conceito permite uma análise idealista dos processos. Ou seja, ao aplicar a modelagem, muitas vezes os profissionais partem do princípio que os processos devem acontecer de forma perfeita na prática. Aliás, existem vários caminhos e possibilidades em cada atividade. As taxas de erros e acertos também são variadas. Por isso, é preciso que a modelagem de processos leve em consideração a realidade, insumos e recursos da organização de Saúde. Dessa forma, é possível estruturar um processo realista.

Por exemplo, em um hospital ali né então nem sempre o cliente vai chegar vai ter um leito disponível. Então, o gestor, ao aplicar a modelagem de processos, deve representar exatamente aquilo que acontece na prática. O passo seguinte é um desenho do tube. Essa etapa é quando se faz a análise do processo atual e enxergar de que forma é possível implantar melhorias e ampliar a qualidade dos resultados. Por isso, é com a modelagem de processos que a gestão consegue aumentar a eficiência operacional. 

Objetivos

Outro passo importante na aplicação da estratégia é alinhar os processos com os objetivos da organização de Saúde. Assim, o gestor deve identificar em cada processo o valor que é entregue à instituição. As reflexões que a modelagem permite à gestão são: 

• Por que: qual o real motivo de determinado processo existir na operação do negócio. De tal maneira que, se uma rotina não traz valor ou compromete alguma atividade, ela pode ser reestruturada e planejada para perseguir os objetivos da organização;
• Quando: o gestor pode se valer da modelagem de processos para enxergar rotinas que estão acontecendo há muito tempo e que agora é possível automatizá-la com a tecnologia. Por isso, a modelagem deve ser feitas em períodos estratégicos;
• Valor: outra questão a ser levantada é se determinado processo entrega valor e cumpre com os objetivos traçados pela instituição. Em muitos casos, é possível excluir tarefas e até mesmo processos inteiros para melhorar a operação.

Planilhas

Em muitas organizações ainda é comum a cultura de preenchimento de planilhas. Porém, muitos profissionais se que questionam a validade de determinadas planilhas e qual valor está sendo agregado por essa ferramenta. Assim, outra vantagem da modelagem de processos é identificar documentos e planilhas que muitas vezes já estão obsoletos e apenas retêm o tempo dos colaboradores.

Por fim, vale ressaltar que cada processo tem de ser direcionado e compreendido pelo profissional responsável. Na modelagem de processos o gestor deve conhecer a cadeia de valor e entender o mapa de processos e os respectivos objetivos.