Sem planejamento, horário definido e uma pauta focada em temas relevantes, as reuniões de trabalho podem desperdiçar tempo e reduzir a energia das equipes

Por Roberto Gordilho

Perder muito tempo em longas e sucessivas reuniões pode reduzir as energias dos colaboradores e o foco nos resultados. Além disso, as pessoas ficam dispersas e desmotivadas quando as reuniões (presenciais ou online) não possuem um planejamento ou mesmo um horário bem definido tanto para início quanto para o encerramento. O desperdício de tempo é visto pela alta gestão da como falta de organização e ausência de liderança. Portanto, reuniões que se delongam demais são um forte empecilho para o crescimento e reconhecimento profissional.

Reuniões sucessivas e que tomam muito tempo só refletem em prejuízos:

• Reduzem a produtividade do líder;
• Demonstram falta de planejamento e potencial para assumir cargos mais elevados;
• Interrompem e impedem a produtividade da equipe;
• Diminuem as energias dos colaboradores – e por consequência, a motivação e o engajamento;
• Minimizam a confiança no líder ou no gestor;

Cronograma

Tempo é um ativo cada vez mais valioso para os negócios e para as pessoas. Por isso, as reuniões devem ter hora para começar e para terminar. O tempo dispensado para os encontros deve ser o mínimo possível para que todos participem, avaliem a situação, entendam o problema (se houver), possíveis soluções e os caminhos que serão trilhados pela equipe a seguir.

Um sintoma de baixa produtividade é a necessidade de marcar uma nova reunião ao final dos encontros – reunião para marcar reunião.

Planejamento

As reuniões devem interromper o mínimo possível o processo produtivo das equipes. Reuniões surpresa, sem um motivo real, podem prejudicar e muito o trabalho. Gestores e líderes devem ter um planejamento que informe a todos quando as reuniões devem acontecer e qual o tempo médio que será consumido. 

Pauta

A reunião deve ser o mais concisa possível, ter uma pauta definida e compartilhada com todos antes do encontro. Quem irá conduzir a explanação deve buscar a atenção das pessoas para evitar desvio de atenção: assuntos paralelos, problemas pontuais e até mesmo temas que podem ser discutidos e resolvidos com um e-mail ou mensagem por aplicativo. 

É preciso ser prático e pragmático. Saber conduzir reuniões de trabalho é uma habilidade de gestão. Ou seja, é fundamental:

• Construir uma pauta com temas que vão dos mais relevantes ao menos urgentes
• Apresentar os problemas, identificar soluções e direcionar as equipes para os próximos passos;
• Cumprir com prazos e horários;
• Respeitar a agenda das pessoas;
• Ter foco nos resultados;
• E convocar reuniões apenas quando for indispensável.

Uma questão importante é a frequência: se o líder estabelece um cronograma de reuniões (semanais e mensais, por exemplo) com as pautas e formas definidas, a equipe já se prepara para o momento com todas as informações e os encontros tendem a se tornar cada vez mais produtivos.

Reuniões periódicas são importantes. Contudo, devem ser práticas focadas em otimizar a entrega de resultados. Isso aumenta o reconhecimento, mostra o potencial do líder e gestor, e permite que esses profissionais entrem na lista de promoção. Isso sem falar que ninguém tem tempo a perder.