O papel e perfil de cada profissional é marcante na garantia de rotinas executadas de forma correta e na entrega de resultados
Por Fabiana Freitas*
A gestão por processos é uma metodologia utilizada garantir resultados consistentes alinhados com a estratégia da instituição através dos seus processos. A execução de rotinas e tarefas demanda uma cultura organizacional de engajamento das equipes, definição de lideranças e revisão constante dos processos para adequamento a cada período de transformação interna e externa à organização. Um aspecto importante nesse ínterim é elencar e nomear pessoas a assumir papéis dentro da gestão de processos.
Na Saúde, é importante que todos os envolvidos na operação do hospital tenham em mente que os usuários não necessitam apenas dos serviços de assistência, é necessário obter o equilíbrio administrativo do hospital, com equidade de gestão, e conseguir olhar de forma horizontal as atividades da área assistencial e do back office e como elas interagem durante a operação.
Líderes de áreas ou departamentos e donos de processos são alguns papéis que garantem que cada processo seja executado dentro dos valores e objetivos da instituição.
Os líderes de área ou de departamento tem um importante papel de fazer com que as tarefas e rotinas sejam realizadas para que a máquina funcione, é responsável por resultados, indicadores e metas, mas geralmente sua visão é vertical.
A implementação da gestão por processos tem um personagem importante que deve ser identificado na instituição que é o agente responsável pelo monitoramento e gerenciamento dos processos: o dono do processo. Cabe a esse profissional o acompanhamento e desempenho dos processos e tem uma visão ponta a ponta do processo. O olhar do dono do processo rompe as barreiras funcionais, o objetivo é a entrega, o resultado que foi alinhado, inclusive esse resultado deve estar alinhado com a estratégia do hospital.
Por exemplo, o dono do processo responsável pelo processo de internação de um hospital deve garantir todo fluxo de atividade, desde a recepção à alta do paciente e para isso é necessário ter fluidez por todas as áreas e departamentos que atuam nesse processo, monitorar esses processos, identificar gargalos, sugerir ações de melhorias. Porém, para realizar esse papel é necessário ter autoridade para atuar junto às áreas envolvidas.
O termo dono do processo deriva do inglês, Process Owner. Apesar da expressão, o responsável por esse papel não pode encarar esse trabalho como uma propriedade. Por isso, a definição que melhor se enquadra nesse conceito é o de responsável pelo processo. É bom salientar também que o dono do processo não é um cargo, mas um papel. Para algumas instituições o dono do processo pode ser um comitê que tem o papel de monitorar e responder pelos resultados dos processos.
*Fabiana Freitas é sócia da GesSaúde. Administradora, também é especialista em gerenciamento de processos com foco em BPM e modelagem por BPMN. Possui especialização em desenvolvimento e gerenciamento integrado, bem como logística empresarial.
Leia também:
Conheça os 9 passos para estruturação do processo de enfermagem
Gestão Hospitalar: tecnologia digital implica em novos investimentos
