Sem mudança cultural e ganho de conhecimento nos processos da organização, investimento em sistemas informatizados não gera resultados potenciais

Por editorial GesSaúde

O uso de tecnologias de gestão otimiza processos, aumenta a produtividade e pode ajudar a reduzir os custos das organizações de Saúde. Apesar disso, não deve ser visto como fator exclusivo para a evolução da maturidade de gestão hospitalar. O que se nota atualmente no setor são instituições que fazem altos investimentos em ferramentas tecnológicas, mas não utilizam o total das funcionalidades disponíveis, causando o subaproveitamento dos sistemas. Isso porque a mera informatização não garante a mudança cultural e o ganho de conhecimento necessários para tirar o máximo proveito das tecnologias.

Antes de pensar em investir em hardwares e softwares, é preciso planejamento sólido e estruturado de negócio para entender de que forma essas ferramentas poderão ajudar no dia a dia do hospital. Há diversas instituições de Saúde que contam com sistemas e equipamentos modernos, mas não sabem exatamente como aproveitá-los para melhorar o atendimento ao paciente, reduzir custos, fazer o faturamento crescer e se destacar em meio ao competitivo mercado da Saúde. Estimativas dão conta de que 90% dos hospitais usam somente de 30% a 40% da potência das tecnologias de gestão que possuem.

Os motivos são diversos: falta de conhecimento, de processos, de capacitação, de estratégia e de disciplina. A situação é ainda mais grave em hospitais de pequeno e médio portes ou que estão mais afastados dos grandes centros urbanos. Com a queda de preço da tecnologia nos últimos anos, é possível encontrar ferramentas que poderiam auxiliar o gerenciamento dessas organizações, independentemente do tamanho e capacidade, mas sem planejamento, revisão de processos e uma estratégia clara, elas acabam por não cumprir esse papel.

Um dos problemas é que os hospitais ainda funcionam de forma departamental, sem gestores com visão integrada de negócio. Assim, as áreas que mais fazem uso das tecnologias de gestão são ainda as que lidam com tarefas administrativas, como materiais e logística, faturamento e controladoria, que originalmente foram a porta de entrada da informatização no setor hospitalar.

Subutilização

Um exemplo de ferramenta subutilizada nos hospitais é o agendamento online, que facilita o acesso do beneficiário à instituição, já que permite a marcação de consultas, exames e procedimentos 24 horas por dia, sete dias por semana. Apesar disso, muitas organizações não utilizam toda a sua potencialidade e continuam optando pelo call center, que tem custo mais alto com equipe e maior chance de ausências, já que não conta com sistemas de confirmação de presença, como o SMS. O grande número de faltas tem como consequência horários ociosos, que poderiam ser utilizados para ampliar a receita da instituição. Porém, enxergar esse cenário depende da maturidade do gestor.

Outras tecnologias com baixo uso nas instituições de Saúde são o Sistema de Informação de Radiologia (Radiology Information System, ou RIS) e o Sistema de Comunicação e Arquivamento de Imagens (Picture Archiving and Communication System, ou PACS ) que, integradas, facilitam o trabalho do médico radiologista, aumentando a produtividade e reduzindo custos. A subutilização da tecnologia prejudica também os diagnósticos, que podem ser otimizados por meio de ferramentas inseridas nos sistemas, como o 3D, por exemplo, que permite visualizar estruturas como veias e órgãos em visão tridimensional.

Capacitação

Para garantir o pleno aproveitamento das tecnologias de gestão em um hospital, a adesão e a capacitação do profissional que fará uso da ferramenta são essenciais. Cada funcionário precisa saber de sua responsabilidade em abastecer o sistema com os dados da área onde atua e cuidar para que as informações estejam sempre atualizadas.

A mudança da cultura analógica para a digital precisa partir das lideranças e, para tanto, é necessário que elas evoluam o nível de maturidade de gestão hospitalar antes de pensar em informatizar seus sistemas. Mas não basta traçar a estratégia: é preciso também acompanhá-la de forma regular, corrigir o rumo, tomar decisões, aprender. Tudo isso exige técnica e muita disciplina, mas é fundamental para alcançar os resultados planejados.

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