Processos digitalizados facilitam a execução de tarefas e, com uma boa plataforma de gestão, podem garantir a segurança dos dados e otimizar toda a operação

Por Roberto Gordilho

A digitalização de processos permite que a execução das rotinas e as informações por elas geradas permaneçam sempre à disposição da gestão, otimizando a tomada de decisão diária dos negócios em Saúde. Celeridade e mais eficiência assumem o lugar da passividade para erros e lentidão de atividades elaboradas e processadas no papel – sim, ainda existem negócios que não evoluíram na transformação digital mesmo diante de suas evidentes vantagens. Do preenchimento de formulários até a prescrição de medicamentos (sem falar no prontuário do paciente), todo e qualquer processo é passível de digitalização. E se os dados forem armazenados na nuvem, tanto melhor, já que isso ocupa pouco espaço e reduz o investimento por parte do negócio para armazenar hardware e servidores.

Com tantas tecnologias surgindo para potencializar a gestão e o andamento dos processos, os negócios em Saúde têm muito o que ganhar com a migração para o mundo digital. Só que, para isso, não basta apenas conhecer e investir em softwares de gestão de rotinas. É preciso desenvolver a maturidade digital da sua organização. Isso significa mapear e ajustar processos, conhecer os pontos de contato com o cliente, capacitar, treinar e engajar os times antes de tornar os processos digitais. Ou seja, trata-se de uma importante e fundamental mudança de cultura da organização. 

Acontece que, com a velocidade das transformações, nos últimos anos muitas organizações que relutavam em sair da cultura do papel se viram obrigadas a migrar para um ambiente totalmente digitalizado.

Não por menos. Quando retomamos o período da pandemia da Covid-19, a grande maioria das relações tiveram que acontecer no mundo online. Dentro das instituições, equipes das mais diversas áreas migraram para o trabalho remoto. A eficiência, entrega de resultados e qualidade do trabalho não poderia decair diante de um dos maiores enfrentamentos do setor. Por isso, de uma maneira ou outra, a cultura organizacional foi marcada pela necessidade de digitalizar o mais rápido possível a operação. 

Os processos, por mais complexos que possam ser, encontraram respaldo no grande poderio das ferramentas digitais. Ainda olhando para os ganhos gerados pela digitalização acelerada, com equipes trabalhando remotamente, cada rotina administrativa pode ser acompanhada pelas lideranças que, por sua vez, também podem estar deslocadas do ambiente hospitalar. 

Enquanto no papel as pessoas despendem tempo para preenchimento de documentos, coleta de informações e tráfego analógico de dados, a operação digitalizada dos processos, especialmente em nuvem, padroniza e reduz erros e retrabalho em grande parte dessas ações. 

Digitalizar é diferente de automatizar

Reduzir custos, erros e retrabalho, ao passo que a qualidade das entregas e produtividade crescem exponencialmente. Tais características são comuns tanto na digitalização dos processos quanto na sua (por vezes, consequente) automação. Ainda assim, é importante compreender que digitalizar e automatizar são conceitos distintos e com estratégias de implementação igualmente diferentes. Portanto, vamos à conceituação:

1. Digitalizar os processos é o primeiro passo para avançar o conhecimento e a cultura digital do negócio. Tudo que é feito à mão, registrado em documentos e atas impressas e armazenados em arquivos físicos, migra para o digital. O cenário aqui, pelo ponto de vista da gestão, envolve mudanças como:

• Estabelecer critérios de análise e reformulação das rotinas levando em consideração as adaptações necessárias para o mundo digital;
• Padronizar formulários e documentos;
• Levantar informações quanto ao investimento e as tecnologias mais indicadas para o perfil da instituição;
• Gestão conjunta com a TI (área de Tecnologia da Informação) quanto às plataformas e ferramentas voltadas para armazenamento, compartilhamento e, principalmente, segurança dos dados gerados em cada processo;
• Fornecer capacitação às equipes;
• Orientar as lideranças para auxiliar as pessoas na adaptação ao novo cenário.

2. Já automatizar os processos significa utilizar as novas tecnologias para executar todos os sistemas e transitar todos os dados do empreendimento, com respostas automáticas para determinadas situações. Um exemplo clássico é a criação de um alerta de alergias e interações medicamentosas no prontuário do paciente, automatizando o processo de checagem que antes ficava restrito ao olhar e conhecimento do profissional de Saúde. O cenário aqui é de uma organização em desenvolvimento da cultura digital, na qual os processos já acontecem digitais, com interfaces online e equipes adaptadas a esse modelo de execução das tarefas – servindo, inclusive, de último filtro para os processos automatizados e, consequentemente, ampliando a sua segurança.

Integração com o cliente

Outro importante fator na digitalização dos processos é incorporar o cliente na cultura digital. Ou seja, quando uma organização muda processos com muitos pontos de contato com o público final, também se faz necessário ajudar essas pessoas a compreenderem o novo funcionamento. 

Exemplificando: a implantação de um sistema de marcação de consultas e agendamento de exames online exige estratégias de informação e suporte remoto para os usuários que encontram dificuldades de adaptação. 

Ao migrar de um ambiente ou área dentro da instituição, o paciente pode perder um documento como prescrição médica ou guia para coleta de material para o laboratório. Com os processos digitalizados, as informações são salvas em tempo real, compartilhadas com as áreas e profissionais específicos, acelerando a jornada do paciente e reduzindo as possibilidades de um processo ser interrompido pela falta de um documento ou informação. 

Nova era

Vale destacar que, embora muitas organizações ainda mantenham processos executados manualmente, a migração para o digital tem como facilitador a grande acessibilidade e usabilidade proporcionadas pelas novas tecnologias. Cada vez mais as pessoas (de diferentes gerações) estão usando recursos e softwares de comunicação e compartilhamento de informações: redes sociais, aplicativos de entrega, compra e venda, plataformas como WhatsApp, por exemplo. O uso desses recursos permite que as pessoas tenham uma intimidade crescente com o mundo digital, o que facilita o processo de adaptação. 

Afinal, as rotinas, atividades e tarefas vão para o mundo online, a nuvem, o digital. Mas ainda são as pessoas que vão operá-las e fazer com que tudo gere resultados e valor para o negócio. 

Levando em consideração todos os benefícios envolvidos nessa transformação, vale destacar uma verdade incontestável e de grande fomento para abandonar os processos feitos e registrados manualmente, no papel: o mundo é digital. E isso não tem volta.