Com uma gestão do tempo eficaz, você pode pode elevar a produtividade e a eficiência da organização de Saúde 

Por Roberto Gordilho

A gestão do tempo é uma habilidade essencial para qualquer profissional que deseja alcançar seus objetivos e realizar suas tarefas com qualidade e eficiência. No entanto, no setor da Saúde, a gestão do tempo se torna ainda mais desafiadora, pois envolve lidar com demandas urgentes, imprevistos, complexidade, burocracia, recursos limitados e expectativas elevadas dos pacientes e da sociedade.

Os desafios da gestão do tempo na Saúde

A gestão do tempo na Saúde é um assunto complexo e multidimensional, que envolve diversos fatores internos e externos à organização. Alguns dos principais desafios são:

• Priorização: definir quais são as atividades mais importantes e urgentes, que geram mais valor para a organização e para os pacientes, e que devem ser realizadas primeiro, evitando distrações e desperdícios.
• Planejamento: estabelecer metas claras e realistas, definir os recursos necessários, os prazos, as responsabilidades e os indicadores de desempenho, e acompanhar a execução das atividades, fazendo os ajustes necessários.
• Delegação: saber distribuir as tarefas entre os membros da equipe, de acordo com as competências, os interesses e a disponibilidade de cada um, e dar o feedback e o suporte adequados, sem perder o controle ou a autonomia.
• Comunicação: manter uma comunicação clara, objetiva e assertiva com todos os envolvidos no processo, desde os colaboradores, os fornecedores, os parceiros, até os pacientes e seus familiares, evitando ruídos, conflitos e retrabalhos.
• Organização: manter um ambiente de trabalho limpo, ordenado e funcional, que facilite o acesso às informações, aos materiais e aos equipamentos necessários, e que propicie o bem-estar e a produtividade da equipe.
• Flexibilidade: saber lidar com as mudanças, os imprevistos, as emergências e as crises, que são comuns no setor da Saúde, e adaptar-se às novas situações, sem perder o foco ou a qualidade.

Habilidades para uma gestão do tempo eficaz 

Para enfrentar esses desafios e gerenciar o tempo de forma eficaz, os líderes e gestores de uma organização de Saúde devem desenvolver algumas habilidades, tais como:

• Visão sistêmica: ter uma visão ampla e integrada de todos os processos, as pessoas, os recursos e os resultados da organização, e entender como cada elemento se relaciona e se influencia mutuamente.
• Liderança: ter a capacidade de inspirar, motivar, orientar e desenvolver a equipe, estimulando a participação, a colaboração, a inovação e a excelência.
• Tomada de decisão: ter a capacidade de analisar as informações, os dados, os fatos e as opiniões, e escolher a melhor alternativa, de forma rápida, racional e ética, assumindo os riscos e as consequências.
• Negociação: ter a capacidade de dialogar, persuadir, argumentar e conciliar os interesses e as expectativas de diferentes partes, buscando soluções que sejam benéficas para todos.
• Gestão do estresse: ter a capacidade de controlar as emoções, a ansiedade, a pressão e a frustração, e manter o equilíbrio, a saúde e a qualidade de vida.

Gestão do tempo na Saúde

A gestão do tempo é um fator determinante para o sucesso de uma organização de Saúde, pois impacta diretamente na eficiência, na qualidade e nos resultados dos serviços prestados. Para gerenciar o tempo de forma eficaz, os líderes e gestores devem enfrentar os desafios, desenvolver as habilidades e contar com o apoio de programas como o PROMA (Programa de Aceleração da Maturidade de Gestão da Saúde), que podem auxiliar na melhoria contínua da gestão e da liderança.

O PROMA é uma metodologia que envolve consultoria e treinamento, criado por Roberto Gordilho, que tem como objetivo auxiliar as organizações de Saúde a alcançarem a eficiência e os resultados desejados, por meio da melhoria contínua dos processos, da gestão e da liderança.

A iniciativa utiliza uma metodologia própria, baseada nas melhores práticas nacionais e internacionais, que consiste em quatro etapas:

• Diagnóstico: identificar os pontos fortes e fracos, as oportunidades e as ameaças, e os principais problemas e gargalos da organização, por meio de análises quantitativas e qualitativas.
• Planejamento: definir os objetivos, as metas, as estratégias, os planos de ação, os indicadores e os cronogramas, de forma alinhada com a missão, a visão e os valores da organização.
• Execução: implementar as ações planejadas, monitorar os indicadores, avaliar os resultados, corrigir os desvios e celebrar as conquistas, de forma participativa e integrada.
• Aprendizado: identificar as lições aprendidas, as boas práticas, as oportunidades de melhoria, e disseminar o conhecimento, a cultura e a mentalidade de melhoria contínua.

O PROMA oferece diversos benefícios para os líderes e gestores hospitalares, entre eles:

• Aumento dos Resultados: ao aplicar o PROMA, a organização de saúde consegue melhorar seus indicadores de qualidade, segurança, satisfação, eficiência e rentabilidade, alcançando os objetivos e as metas estabelecidos.
• Desenvolvimento de habilidades de liderança com foco em resultados: ao participar do PROMA, os líderes e gestores de saúde desenvolvem competências como visão sistêmica, tomada de decisão, comunicação, negociação, gestão do estresse, entre outras, que são essenciais para conduzir a equipe e a organização rumo aos resultados esperados.
• Desenvolvimento de habilidades de gestão: ao aprender o método do PROMA, os líderes e gestores de saúde adquirem conhecimentos e ferramentas para planejar, executar, monitorar e avaliar os processos, os projetos e as ações da organização, de forma estratégica, eficaz e eficiente.
• Aumento da produtividade das equipes: ao implementar o PROMA, a organização de saúde consegue otimizar o uso dos recursos humanos, materiais, financeiros e tecnológicos, eliminando os desperdícios, os retrabalhos, as falhas e as perdas, e aumentando a capacidade e a qualidade dos serviços prestados.
• Profissionalização da gestão: ao adotar o PROMA, a organização de saúde consegue padronizar e sistematizar os processos, as rotinas, as normas e os procedimentos da gestão, tornando-a mais transparente, confiável, ágil e efetiva.
• Implantação de um método único para toda a equipe de liderança e gestão (unificação da cultura de gestão): ao seguir o PROMA, a organização de saúde consegue criar uma cultura de gestão única, baseada nas melhores práticas, nos valores e na missão da organização, que orienta e alinha o comportamento e as ações de todos os líderes e gestores.
• Unificação da “linguagem” de gestão da organização: ao utilizar o PROMA, a organização de saúde consegue estabelecer uma linguagem de gestão comum, que facilita a comunicação, a compreensão, o entendimento e a cooperação entre os líderes e gestores, e entre eles e os demais colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros da organização.
• Quebra de barreiras internas através da integração da equipe: ao aplicar o PROMA, a organização de saúde consegue superar as barreiras internas, como os conflitos, as resistências, as divergências e as disputas, que prejudicam o clima organizacional, o engajamento e a motivação da equipe, e promover a integração, a harmonia, a sinergia e a colaboração entre os líderes e gestores, e entre eles e os demais colaboradores.
• Aumento da qualificação da equipe de liderança: ao participar do PROMA, os líderes e gestores de saúde recebem um treinamento de alto nível, com conteúdo teórico e prático, ministrado por consultores especializados e experientes, que os capacitam para enfrentar os desafios e as oportunidades da gestão de saúde.
• Aumento do senso de pertencimento: ao envolver-se no PROMA, os líderes e gestores de saúde sentem-se mais valorizados, reconhecidos e apoiados pela organização, e mais comprometidos, responsáveis e orgulhosos pelo trabalho que realizam, aumentando o seu senso de pertencimento e identificação com a organização.
• Integração entre os participantes: ao fazer parte do PROMA, os líderes e gestores de saúde têm a oportunidade de interagir, trocar experiências, compartilhar conhecimentos, aprender uns com os outros, e estabelecer relações de confiança, respeito e amizade entre os participantes do programa.
• Networking: ao aderir ao PROMA, os líderes e gestores de saúde ampliam sua rede de contatos, tanto dentro quanto fora da organização, podendo acessar novas informações, oportunidades, parcerias e negócios, que podem beneficiar a sua carreira e a sua organização.
• Aumento da Sustentabilidade: ao implementar o PROMA, a organização de saúde consegue reduzir o seu impacto ambiental, social e econômico, e aumentar a sua contribuição para o desenvolvimento sustentável, atendendo às necessidades do presente sem comprometer as possibilidades do futuro.
• Aumento da Maturidade de Gestão: ao seguir o PROMA, a organização de saúde consegue evoluir nos níveis de maturidade de gestão, passando de uma gestão reativa, para uma gestão proativa, e depois para uma gestão inovadora, que busca constantemente a melhoria contínua, a excelência e a diferenciação.

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