Process mining: maximização de resultados acontece em dois meses

Executivo especialista no assunto apresenta principais ganhos para as organizações com a implantação do process mining

Por Editorial GesSaúde

As transformações na Saúde estão acontecendo de maneira quase que instantânea. Essa característica do setor exige das organizações de Saúde modernização constante na forma de gerir o negócio. E com o process mining, os benefícios são sentidos de maneira mais rápida pela instituição. Gestão e tecnologia fazem parte do plano de fundo da parceria GesSaúde e UpFlux process mining, que foi lançada na edição deste ano do Healthcare Innovation Show (HIS 2019).

O CEO e co-founder da UpFlux, Alex Meincheim, explica como o process mining pode reduzir de forma abrupta gastos desnecessários, além de otimizar a experiência do paciente.

Portal GesSaúde – Os negócios em Saúde estão passando por transformações constantes. Muitas delas ligadas à tecnologia. Na sua opinião, qual o nível de maturidade do gestor de Saúde para manter o equilíbrio do negócio?

Frente aos desafios em manter a sustentabilidade das organizações da Saúde, os gestores precisam estar comprometidos em maximizar a eficiência operacional dos processos. Para isto é extremamente importante identificar problemas e gerar planos de ações assertivos – tarefa cada vez mais árdua para as equipes em decorrência da complexidade de muitos processos distintos no cuidado aos pacientes.

Apesar de evolução tecnológica dos prontuários eletrônicos pouco se evoluiu na geração de informações analíticas. Grande parte dos diretores dependem da elaboração manual de relatórios por seus gerentes e coordenadores. As análises dos consumos e custos de medicamentos, exames e materiais para cada linha de cuidado é algo que consome muito tempo e realizado muitas vezes de forma reativa. Para avaliar qualidade e experiência do paciente é ainda mais complicado visto a diversidade de casos para fazer um estudo de tempos e espera do paciente (cronoanálise). Desta forma, a agilidade para a tomada de decisão é uma necessidade latente e já existem tecnologias prontamente disponíveis para auxiliar os gestores.

Dentro deste panorama, os gestores de Saúde que terão maior sucesso certamente serão os que souberem aliar novas tecnologias e metodologias de melhorias de processos para ampliar não apenas a qualidade, mas também a sustentabilidade financeira de cada linha de cuidado.

Portal GesSaúde – Em quanto tempo, em média, é possível ao gestor de Saúde notar o impacto da implantação da mineração na operação da instituição?

Os impactos na descoberta de como os processos ocorrem na prática são imediatos, após uma implantação de em média 2 semanas. O primeiro ganho está em acelerar o processo de entender e diagnosticar onde estão acontecendo os problemas nos processos, para tomar planos de ações assertivos e efetivos gerando ciclos de melhorias com agilidade.

O segundo ganho está em sistematizar análises dos processos como o controle da adesão às linhas de cuidado. Este aumento de adesão leva 2 meses para observar benefícios de redução de desperdícios (pertinência de exames), maximização da rotatividade de medicamentos e materiais de referência e aumento da eficiência do pronto atendimento até a internação. Além disso, UpFlux Process Mining também reduz os custos administrativos para manter uma melhoria contínua.

Por fim, o terceiro ganho está na capacidade de medir o quanto as melhorias geradas estão sendo efetivas. Isso traz visibilidade sobre o retorno sobre o investimento realizado e possibilita tomar ações corretivas próximo de tempo real e não apenas após o 30 ou 60 dias após os problemas.

Desta forma a aplicação de process mining nas instituições de Saúde além de gerar transparência tem um impacto na sustentabilidade financeira das instituições. Mas vale ressaltar, que a mineração sem ações efetivas em cima das informações apresentadas não tem impacto nenhum.

Portal GesSaúde – Como o process mining pode otimizar a gestão dos processos em Saúde e quais são os requisitos que o profissional gestor precisa para utilizar essa metodologia?

Na Saúde existem muitas restrições e inúmeras possibilidades de fluxos seguidos pelos pacientes o que dificulta a avaliação destes processos de cuidado. Entender quais são os caminhos mais adequados que representam o melhor custo-efetividade é de extrema importância para melhorar os processos de cuidado e segurança dos pacientes. Process mining traz transparência para identificar onde estão os gargalos e desvios no cuidado do paciente e quais são os fluxos mais congestionados e que carecem de aperfeiçoamento

Neste contexto, process mining traz o diferencial de apresentar e mensurar o desempenho e custos dos processos, seja estes assistenciais, clínicos, cirúrgicos ou administrativos. Temos conversado com muitos hospitais, seja equipes de gestores da qualidade, experiência do paciente, lean e eficiência operacional, e os feedbacks do valor entregue tem sido de muito gratificante para UpFlux process mining. Além de auxiliar estas equipes para fazer a análise com maior agilidade, a mineração reduz o ciclo do projeto permitindo que as equipes realizem mais projetos de melhoria e foquem na execução dos planos de ações. Outro ganho alcançado reportado é sistematizar a gestão da melhoria contínua evitando retrocessos, após implantação do projeto de melhoria.

Os gestores precisam desenvolver a sua capacidade analítica e adotar metodologias de melhorias continua. A capacitação é de extrema importância para alcançar os resultados almejados. Porém, a curva de aprendizado de process mining é muito rápida, visto a simplicidade e experiência de uso de ferramentas como a UpFlux Process Mining.

Portal GesSaúde – Na sua opinião, como as organizações de Saúde serão impactadas pelo process mining nos próximos anos?

Há uma pressão crescente sobre as organizações de Saúde para melhorar a qualidade da atenção e segurança dos pacientes e paralelamente garantir a sustentabilidade financeira das instituições.

Um dos principais diferenciais de process mining é a agilidade e transparência que esta tecnologia gera nos processos da organização. Toda a subjetividade em mapeamentos amostrais e consensuais com a ótica das pessoas envolvidas passam a ser mensuradas de modo objetivo e cobrindo toda a base de dados. Process mining traz um nível surpreendente de navegação e análise fidedigna sobre como os processos realmente ocorrem na prática.

Acreditamos que process mining irá impactar as instituições de Saúde, permitindo gestores construir e manter processos assistenciais e administrativos mais eficientes e financeiramente sustentáveis. A demanda para eficiência e sustentabilidade é primordial para se adaptar e prosperar em um novo ambiente do setor com novas organizações verticalizadas, pressão em controle da inflação da Saúde, e aceleração de operações financeiras, aquisições e fusões. Além disso, a potencialização de fatores que impactam ainda mais o orçamento da Saúde como o crescimento populacional, envelhecimento populacional, déficit assistencial e epidemias de doenças crônicas.

Portal GesSaúde – Como a organização de Saúde deve se preparar para adotar esse tipo de tecnologia? Quais são os requisitos tecnológicos necessários?

O principal requisito para a aplicação de process mining é possuir dados disponíveis de maneira estruturada em Sistemas de Informações. Quando se fala em Jornada dos Pacientes estes dados geralmente estão disponíveis no Prontuário Eletrônico do Paciente. A partir destes dados é possível aplicar process mining para descobrir o percurso assistencial e avaliar quais são as violações entre a prática do dia-a-dia e as linhas de cuidados definidas.

A GesSaúde e a Upflux estão promovendo os “Café e Gestão” Joinville e Curitiba dias 01 e 03/10 que contarão com duas palestras super atuais para apresentar como a Saúde 4.0 pode aumentar a eficiência do hospital e como o process mining contribui com a jornada e experiência do paciente, imperdível.

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