Reunião Mensal de Apresentação de Resultados tem como propósitos acompanhar a evolução do planejamento estratégico e resolver  problemas prioritários

por editorial GesSaúde

Transformação digital, movimento de fusões e aquisições, mudanças no modelo de remuneração e de precificação. Com esses e outros fatores externos que afetam o desempenho de organizações de Saúde, a estratégia empresarial é uma metodologia que ajuda a evoluir a maturidade de gestão hospitalar. Uma de suas ferramentas é o planejamento estratégico, que define os indicadores e metas  que vão levar o hospital exatamente aonde ele quer estar no futuro.

Mas, se o planejamento empresarial está amarrado a indicadores de qualidade e rentabilidade, manter a dinâmica dos resultados requer colaboração entre os departamentos. Dessa necessidade nasceu a Reunião Mensal de Acompanhamento de Resultados (Remar).

A Remar vai além de uma simples conferência entre funcionários e direção hospitalar. Trata-se de um encontro mensal de líderes, que reúne gestores  de todas as áreas do hospital para apresentação de indicadores e alinhamento da equipe. Ela tem como propósitos acompanhar a evolução do planejamento estratégico e resolver problemas prioritários, focando sempre na elaboração de medidas corretivas e reavaliação da eficiência operacional.

Para melhor aproveitamento de todo o quadro empresarial, a Remar não pode ser imposta verticalmente, devendo envolver responsáveis dos departamentos. A palavra-chave é granularidade: envolvimento de todas as equipes para dividir as responsabilidades e aumentar a quantidade de informações a serem repassadas para grupo gerencial.

Coleta de informações

Os indicadores discutidos na Remar são previamente definidos no planejamento estratégico. A coleta de informações para apresentação costuma ocorrer em três níveis:

• Operacional: volume de pacientes atendidos, detectação dos principais procedimentos executados pelo assistencial, tempo entre atendimento e alta do paciente, rotatividade de leitos, etc.
• Tático: disponibilidade de insumos e equipamentos para atendimento e cuidado de pacientes, agendamento de salas cirúrgicas e de procedimentos ambulatoriais, gestão de recursos humanos, etc.

• Estratégico: união e engajamento de equipes para contribuição mútua, como financeiro,  contábil e jurídico trocando informações sobre o impacto da judicialização na relação com as principais operadoras de Saúde parceiras e análise de indicadores estratégicos.

Em uma organização com maturidade de gestão hospitalar, cada área/departamento tem seus objetivos e metas estabelecidos no plano estratégico. A junção de todos esses objetivos e metas compõem, portanto, os resultados gerais da instituição O conjunto desses resultados funciona como uma fotografia de acertos e erros, que devem ser compreendidos para que seja possível promover os ajustes necessários, como levantamento de investimentos em insumos, quadro pessoal, etc.

Eficiência

A eficiência da Remar vai depender de quão alinhados e claros estão os objetivo e metas, como são avaliados os problemas percebidos e quais foram as soluções tomadas para solucioná-los e evitar que se repitam.

Durante a reunião, devem ser apresentados e discutidos os indicadores de cada área, como por exemplo:

• Indicadores em geral, com destaque para a saúde financeira do hospital, medida pelo  Ebitda (do inglês earning before interest, taxes, depreciation and amortization – ou lucros antes de juros, tributos, depreciação e amortização;
• resultados de cada meta estabelecida;
• desvios em cada processo e departamento;
• profissionais que registraram melhores resultados;
• medidas já colocadas em prática;
• projetos estratégicos;
• carências diversas, seguindo dos insumos para o setor assistencial, até o quadro de técnicos, profissionais e colaboradores de forma geral;
• novas estruturações e mudanças de cenário mercadológico (surgimento de uma epidemia, por exemplo, que pode alterar a demanda pelos serviços).

Gestão do tempo

Para que a Remar seja produtiva, é necessária uma gestão acurada do tempo. Discussões sobre problemas menores e com efeitos localizados, que não afetem o andamento geral da organização ou da área, não devem ser trazidas à tona. Saber avaliar a relevância das situações permite que haja maior tempo para discussões mais abrangentes, como falhas processuais, motivadores de glosas e necessidades de reestruturação da equipe, por exemplo.

É importante que toda a organização esteja alinhada com as metas, com cada nível hierárquico tendo acesso às informações que fazem sentido e contribuem para o seu resultado. Portanto, é papel dos gestores departamentais absorver as mensagens do encontro e transmitir à equipe aquelas que fizerem sentido para o bom andamento de sua área e colaboração com as demais.

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