Definir, planejar e acompanhar um projeto de forma sistemática é fundamental para evitar o fracasso e, consequentemente, a ausência de resultados nas organizações de Saúde

Por Roberto Gordilho

Você já parou para se perguntar por que um projeto fracassa? 

Quando isso acontece, é claro que ficamos frustrados. E por uma característica natural do ser humano, a gente tende a procurar esse ou aquele culpado pela falha. 

Em geral, porém, há três pontos centrais na maioria dos fracassos de projetos em organizações de Saúde. E eles não são exclusividade de uma pessoa, mas sim resultado de falhas na atuação em grupo. Em primeiro lugar, os projetos fracassam porque eles não são bem definidos. Se eles são bem definidos, eles fracassam porque não são bem planejados. E quando eles são bem definidos e bem planejados, mas ainda assim fracassa, é porque não foram bem acompanhados. 

O que acontece é que há uma diferença entre a pessoa saber o que precisa ser feito e saber fazer aquilo. Grande parte dos gestores tem dificuldade para definir, planejar e acompanhar um projeto de forma sistemática. Muitas pessoas conhecem as técnicas mas, na hora de colocar em prática, veem que na prática a teoria é outra, como dizia um grande amigo. Isso porque é uma coisa é sabermos o que deve ser feito. Outra bem diferente é saber fazer. E entre saber o que deve fazer e saber fazer, existe o que eu chamo de DOM da gestão. Não é aquele dom que você costuma ver por aí, que a pessoa nasce com ele não. DOM é Disciplina, Organização e Método. 

Então vamos às dicas de como estruturar projetos para evitar falhas? Vem comigo:

1- Alinhe o projeto a uma diretriz estratégica e avalie se os benefícios que ele trará para a organização estão claros. 

2- Defina o escopo e as etapas do projeto com precisão, incluindo aí o objetivo que deve ser alcançado, que precisa estar bem claro e com prazo definido. 

3- Identifique os recursos necessários, incluindo os responsáveis por cada atividade, além do tempo, esforço e recurso que serão gastos. Tudo isso deve ser dimensionado e bem definido.

4- Utilize uma metodologia adequada. Ela ajuda a direcionar os fluxos que serão executados e quais práticas serão utilizadas para otimizar os resultados. Um exemplo é o Business Canva, uma ferramenta que nos ajuda a dar vida ao nosso projeto.

5- Defina indicadores de performance, que serão responsáveis pelo acompanhamento dos resultados do projeto. A mensuração por meio de indicadores também ajuda a visualizar melhor onde a equipe responsável pelo projeto está falhando e corrigir a rota antes que o projeto fracasse por inteiro. 

6 – Crie rituais de acompanhamento e avaliação com data, hora, forma, ordem e tempo definidos. Não pode haver surpresas nessa etapa, todos tem de se planejar para a participação. Um formato que funciona bem na Saúde é ter um ritual de acompanhamento semanal tanto com a equipe quanto com a superintendência, com duração de 1 hora cada, e um ritual de avaliação mensal, também dividido entre equipe e superintendência, mas com duração de 4 horas cada.

7 – Use a tecnologia a seu favor. Ferramentas de gestão de projetos ajudam a centralizar dados fundamentais para a execução das atividades, além de permitir o acompanhamento de indicadores, identificação de atrasos e documentar demandas, muitas vezes em tempo real. Essa possibilidade otimiza muito as atividades, evita falhas e erros e, ainda, permite identificar e corrigir algo que não está indo conforme o planejado. 

Além de tudo isso, é importante ter uma gestão de projetos afiada, capaz de orientar os times e auxiliar no planejamento de cada profissional com uma visão completa sobre os objetivos do seu projeto. 

Dessa forma, as pessoas podem trabalhar focadas em produtividade, performance e qualidade, seguindo à risca o planejamento e entregando exatamente os resultados que delas são esperados.