A digitalização da operação contribui para a redução de custos e tempo, permitindo um acompanhamento organizacional pautado em dados, métricas e indicadores

Por Roberto Gordilho

Digitalizar a operação de um empreendimento se refere à conversão para processo  digital de todos os processos, rotinas, protocolos e documentação executados e preenchidos de forma analógica (papel), tal definição também aponta o primeiro nível de maturidade da transformação digital de um negócio. É uma forma de aumentar a velocidade dos processos, entender o perfil de consumo dos clientes e desenvolver novas formas de interação e acesso aos serviços de Saúde.   

Com tantos softwares, plataformas e aplicativos difundidos pela sociedade, é muito difícil imaginar um negócio que ainda opere no modelo 100% analógico. A intrincada rede de informações e novos modelos de oferecer produtos e serviços tornou menos estável a sobrevivência das organizações resistentes à digitalização. Rapidez operacional e mais atenção às necessidades dos Clientes – inclusive aquelas que vão além da saúde – são fatores preponderantes na escolha por processos digitalizados. A segurança da informação também é outro requisito que impulsiona a transformação. 

Métricas e indicadores

Além de organizar a gestão e otimizar o fluxo das rotinas, a digitalização da operação aumenta a eficácia no comparativo de dados e informações sobre a realidade do negócio. É possível avaliar períodos históricos de crescimento, motivando um planejamento mais estatístico e previsível. Dessa forma, pode-se agir antes que uma turbulência seja causada pelo andamento desordenado de um processo, por exemplo. 

As métricas e indicadores ficam mais confiáveis com dados colhidos, armazenados e processados por aplicativos e softwares de gestão integrados a operação. Por isso, quanto maior o nível de maturidade digital de um negócio, maiores são as chances de prever falhas e abrir horizontes para a inovação.

Na atual era tecnológica, , outras indústrias avançaram primeiro que a Saúde no processo de digitalização. Perceberam como as pessoas (clientes e colaboradores) dependiam cada vez mais dos recursos tecnológicos e como estes recursos poderiam criar vantagens competitivas. Os dados gerados por tantos aplicativos e funcionalidades digitais se tornaram um importante ativo para os negócios. Essa é a visão que impulsiona os empreendimentos para a operação em nuvem, com redução e total eliminação de recursos analógicos, como papel e arquivos mortos. 

Por décadas as organizações de Saúde relutaram em aceitar tais realidades. Em poucos anos, contudo, esse ambiente sofreu uma reviravolta, impulsionando os negócios para uma operação mais equilibrada e segura. A pandemia da Covid-19 foi propulsora no movimento de ampliar a operação dos hospitais no ambiente digital.  Ainda assim, é possível encontrar players que ainda patinam com operações essencialmente analógicas. 

A digitalização de toda a operação é urgente. Mais que isso, não basta mais renovar o parque tecnológico sem que aconteçam revisões periódicas sobre o que pode ser otimizado dentro da operação. De igual maneira, os gestores também devem estar conectados e atualizados sobre novas formas de usar os recursos tecnológicos para uma gestão mais sistematizada e focada nas necessidades dos clientes.

Cultura

É preciso ampliar a mente quando o assunto envolve a transformação no gerenciamento operacional. Apesar de parecer apenas uma troca de ferramentas administrativas, a digitalização da operação impõe uma mudança radical na cultura organizacional. A visão dos gestores mira igualmente para o ambiente externo e interno da organização. 

Lá fora, é preciso considerar o benchmark de negócios e os valores que todo o processo digital forneceu a eles. A diversificação das demandas, a concorrência e o ingresso das startups no setor fez com que os negócios sentissem ainda mais a necessidade inovar. Grandes conglomerados se consolidam e adentram o universo da Bolsa de Valores. A concorrência se torna ainda mais acirrada. É uma constante luta contra o tempo para manter o equilíbrio e a sustentabilidade financeira.

Dentro da instituição, a gestão deve focar, por exemplo, em quais são os processos e rotinas que precisam ser reestruturados primeiro, antes de passarem para o mundo digital, quais tecnologias são a melhor opção para o porte do negócio. Como estão as equipes? Todos estão preparados e treinados para continuar a desenvolver suas responsabilidades no formato digital?

Assim, é fundamental considerar que cada área tem uma necessidade diferente. O primeiro contato do cliente com a organização já acontece de forma digital, seja por aplicativos de comunicação ou mídias sociais. Ele faz pagamentos online, também pesquisa por serviços com melhor custo-benefício, interage com outros consumidores para colher depoimentos e experiências, avalia o nível de acessibilidade digital das instituições. Tudo é feito na palma da mão.

Uma operação digitalizada deve ser ao mesmo tempo enxuta, dinâmica, atualizada com os novos paradigmas sociais e preocupada com entregas de qualidade, pautadas por dados mensurados e acessíveis. Tudo para facilitar e otimizar a tomada de decisão.