Some potencialidades, combine estratégias e metodologias para ter uma gestão mais ágil e eficiente na organização de Saúde

Por Roberto Gordilho

Metodologias de gestão estão em todos os ambientes de negócio. Para se colocar em prática um projeto ou desenvolver serviços e produtos, é fundamental saber onde se quer chegar e quais caminhos percorrer. Grandes feitos na indústria da Saúde, como os observados em fusões e consolidações, demandam dos gestores uma série de habilidades e práticas que guiam os negócios para o sucesso. E diante de um mundo ágil, o tempo de resposta e adaptação a cenários disruptivos pede que os executivos revejam constantemente as metodologias e estratégias que estão praticando. 

Na gestão clássica, as metodologias são baseadas em etapas com alto índice de controle e monitoramento. As etapas de cada processo são documentadas e seguem o rigor de padrões estipulados no planejamento. Os resultados são esperados ao final de cada entrega e, para isso, espera-se que as equipes sigam as determinações com empenho para inovar diante os desafios. 

As metodologias ágeis, porém, estão muito mais voltadas para se adaptar à imprevisibilidade do momento. São permeadas por rotinas e processos que, contudo, se moldam ao momento e às demandas que surgem de forma repentina. As pessoas e relacionamentos ganham maior importância e atenção por parte dos gestores. Na gestão ágil, a qualidade da entrega e eficiência são parte importante do processo, e o tempo de resposta faz parte das prioridades. 

Cultura horizontal

No modelo tradicional de gestão, os planos são elaborados de forma mais rígida com datas, prazos, fases e processos a serem cumpridos que, muitas vezes, torna o plano mais importante que o resultado a ser produzido por ele. Não é incomum a situação de ao final do projeto todos terem feito as atividades e executado o plano com louvor e o objetivo inicial não ser alcançado.

Essa forma de ação faz com que o negócio perca em inovação, capacidade de reação, retenção de talentos e, principalmente, tempo. Sem uma estrutura de operação mais ágil a capacidade da organização em todos os níveis reagir a eventos não planejados é comprometida, pois a cada mudança no plano muitas autorizações são necessárias para que possam ser feitos os ajustes. 

Em muitos casos, demora tanto que quando autorizado não é mais necessário. Por isso, é necessário definir claramente a autonomia e capacidade de ação e reação de cada nível de cadeia e procurar dar o máximo de autonomia possível às pontas, uma grande quebra de paradigma. 

No modelo gestão ágil, toda a macroestrutura é esquadrinhada e dividida em times multidisciplinares. À essa diversidade é acrescentada uma autonomia trabalhada e treinada constantemente para que menos tempo seja gasto com reestruturação de processos, rotinas e projetos. Tudo flui de forma orgânica e acelerada – sempre com o objetivo de entregar mais valor e qualidade para o cliente. 

E para ser ágil é preciso muito método, ser ágil é ter capacidade de aplicar metodologias que produzem mais valor em menos tempo para o cliente.

Entre os principais métodos ágeis de gestão estão:

SCRUM

Essa metodologia ágil é focada nos membros das equipes. O SCRUM reúne boas práticas de gerenciamento de projetos e é recomendado quando não se conhece ainda todas as etapas do processo de desenvolvimento, muito usado em projetos de software, inovação e melhorias. Sem deixar a qualidade de lado, o método é aplicado em sprints (ciclos rápidos) de um projeto, determinando o tempo necessário para que cada atividade seja concluída. 

KANBAN

Mais uma vez o envolvimento das pessoas é a chave para o funcionamento dessa metodologia ágil. O Kanban foi desenvolvido para organizar as atividades empresariais de forma que todos possam enxergar o andamento das ações. No início, a disposição processual era realizada com blocos de anotações dispostos em quadros ou lousas (Post-its, por exemplo). Com a complexidade dos negócios, novas tecnologias surgiram e atualmente existe uma gama de softwares que permitem o compartilhamento claro das estratégias e processos por meio do modelo Kanban.

LEAN

O Lean é uma forma de gerenciamento ágil em que o princípio é a eliminação de desperdícios (de tempo, insumo, energia). No mundo das startups, essa metodologia encontra eficiência em projetos menores, de curta duração de prazo. O Lean é constituído de três passos:

• Construir;
• Medir;
• Aprender.

SMART

Essa metodologia permite direcionar a criação de  metas de forma simples para direcionar eventos, resultados, andamento ou projetos que estejam condizentes com a realidade da organização. É estruturada pelos cinco pilares SMART:

• S: Metas específicas;
• M: Metas mensuráveis;
• A: Metas alcançáveis;
• R: Metas relevantes;
• T: Trata-se do tempo necessário para que os resultados sejam entregues.

SQUAD

Resumidamente, aqui de fato a união faz a força. Na metodologia SQUAD uma equipe multidisciplinar é envolvida na elaboração de novos serviços, produtos e projetos. A ideia é ir além da mão de obra e estruturas fundamentais para determinada empreitada. Outros olhares e percepções profissionais são envolvidos no processo produtivo. 

PDCA

A base do ciclo PDCA é amplamente utilizada para alcançar as metas estabelecidas. A metodologia deve ser aplicada sucessivamente nos processos para que se busque a melhoria contínua. O planejamento, a padronização e a documentação são práticas importantes, assim como medições precisas. O desmembramento do método é feito por etapas:

• Planejar – hora de analisar os problemas que precisam ser resolvidos dentro da organização. O passo a passo deve ser a definição dos problemas, a definição de objetivos, a escolha dos métodos e se questionar cinco vezes porque o problema ocorreu, de forma a tornar a resposta cada vez mais completa, o final é um plano para ser executado.
• Fazer – o momento da execução propriamente dita, mas, para tanto, é preciso garantir os recursos necessários para execução, entre eles o treinamento da equipe. Isso feito, é hora de executar, mudar ou aperfeiçoar o que for necessário e registrar os resultados obtidos.
• Verificar – uma das etapas mais importantes do ciclo, permite saber se o processo é feito da maneira correta, verificar potencialidades e não conformidades, questionar os motivos pelos quais elas ocorrem e, com as respostas, reavaliar o plano.
• Agir –  assertividade em prática. Se os processos funcionam da forma planejada, garanta que continuem assim. Se há gargalos, revise-os e mude.

MANAGEMENT 3.0

Inicialmente criado para o desenvolvimento de softwares, o Management 3.0 é aplicado em diversos modelos de negócio e representa uma disruptura com as formas mais clássicas de abordar os desafios. É composto por 6 visões: 

• Potencializar pessoas;
• Empoderar equipes;
• Alinhar restrições
• Desenvolver competências;
• Crescer a estrutura;
• Aprimoramento contínuo;

Combine e crie uma estrutura ágil

A diversidade de métodos ágeis permite que o gestor tenha em mãos um leque de possibilidades e métodos voltadas para maximizar o negócio. É importante, contudo, conhecer cada uma (e as que ainda estão se apresentando no mercado) para construir um board de estratégias ágeis e evolutivas. Afinal, a complexidade da Saúde está justamente na transformação acelerada e que, justamente por isso, exige mecanismos de adaptação e fomento de entregas com qualidade e valor agregado aos serviços.