Com rotinas claras, sistemas informatizados e indicadores, a gestão de processos requer constante aprimoramento no atual cenário de transformações disruptivas

Por Editorial GesSaúde

Em pouco tempo a Saúde se viu imersa em um ambiente ao qual estava sendo lentamente incorporada: o mundo empresarial. A busca por eficiência, modernização da gestão, redução de custos e desperdícios fez com que as lideranças do setor voltassem suas atenções para a importância dos resultados empresariais. Para os gestores, o desafio é oferecer para as instituições estratégias que garantam sustentabilidade e melhores condições para tomada de decisões mais assertivas. Por isso, com uma boa gestão de processos é possível conquistar a eficiência e adaptabilidade para os negócios em Saúde.

É praticamente impossível pensar em novas formas de atender às demandas dos clientes quando a rotina toma grande parte do tempo para a resolução de intercorrências – ou seja, se o líder tem que apagar incêndios todos os dias. Com processos bem elaborados, documentados e acompanhados por bons indicadores, os gestores conquistam tempo hábil para a criação e o desenvolvimento das inovações tão demandadas pelos novos tempos. 

Mas, afinal, como executar a gestão de processos de forma a agregar agilidade e segurança para o negócio?

A gestão de processos é um conjunto de práticas direcionado para a busca contínua por melhoria das rotinas organizacionais. Portanto, cabe ao gestor identificar, monitorar, documentar e, principalmente, capacitar e engajar as pessoas para a execução adequada dos processos. Mais que isso, a estratégia permite que o executivo se torne mais íntimo de toda operação, tendo uma visão global do negócio. Quando bem gerenciados, os processos permitem a elaboração de novos modelos de operação mais focados nas necessidades dos clientes. E quem atende as necessidades dos clientes sai na frente em um mercado que valoriza cada vez mais essa experiência de valor.

Hora de buscar agilidade

A transformação digital funciona como um acelerador das mudanças socioeconômicas. O perfil de consumo moderno na Saúde é caracterizado por maior poder de escolha dos clientes e também o ingresso de players com soluções disruptivas, como as startups. Por isso, redução de tempo não é mais um diferencial. Trata-se de uma característica de sobrevivência. Dessa forma, dentro da gestão de processos deve prevalecer o olhar perspicaz para rotinas que podem ser automatizadas, eliminadas ou estruturadas de forma a entregar valor e serviços com menos tempo. 

Aqui é necessário ressaltar a importância do mapeamento. Afinal de contas, quais e quantos são os processos que acontecem dentro de uma organização de Saúde? Enquanto o negócio está com as engrenagens rodando, cada fluxo deve ser mapeado capilarmente. Isso permite a identificação de atividades repetidas ou mesmo que já não atendem o propósito da instituição. 

A escuta ativa é outra importante habilidade na gestão dos processos. Os colaboradores têm uma visão tática de como as coisas funcionam na rotina de uma organização de Saúde. Por isso, durante o mapeamento o gestor pode se valer de sugestões de melhoria apresentadas pelo titular e executores de cada processo. Além da otimização contínua do negócio, o mapeamento colaborativo permite a retenção de talentos e, inclusive, uma melhor alocação aos postos de trabalho. 

Uma vez identificados e reavaliados corretamente, os processos do negócio precisam ser padronizados. Assim, fica mais fácil para que as pessoas compreendam como operar de forma a atingir as metas dentro de cada ação. A padronização também torna mais clara a execução de uma rotina durante a troca de postos de atuação. 

Eficiência, o começo da linha

Eficiência é fazer mais com menos. Ou seja, conseguir mais e melhores resultados empresariais com menos energia, insumos e reduzindo ao máximo desperdícios e tempo. Com o conhecimento claro dos processos tanto pelo gestor quanto pelos colaboradores, a adaptação a novos cenários ganha agilidade. Por exemplo, se uma mudança deve acontecer para facilitar o acesso dos usuários a algum atendimento assistencial, os processos mapeados, padronizados e monitorados permitem ao gestor:

1. Identificar imediatamente quais são as áreas que devem passar pela transformação;
2. Ter uma visão global sobre os processos que precisam ser alterados, excluídos ou automatizados para garantir o valor almejado;
3. Saber quais são as equipes que precisam de treinamento e motivação para assumir as novas funcionalidades e rotinas. 

Com essas informações em mãos, a tomada de decisão se torna mais assertiva. A adaptação acontece de forma a não impactar áreas e processos que não precisam ser alterados. A eficiência aumenta e, com isso, o negócio se mantém estável e equilibrado, pronto para passar pelo desafio proposto.

O mundo agora é digital

Se na organização de Saúde em que você atua existem processos que acontecem no papel, está na hora de mudar. Ou melhor, a hora já passou e a digitalização das rotinas deve acontecer de forma estratégica e o quanto antes. Afinal, parte dos seus colaboradores estão atuando remotamente e por meio de plataformas digitais. Os clientes, esses sim, são poucos que se interessam por formas antigas e ultrapassadas de relacionamento e acesso aos serviços da instituição. Mas, para investir em tecnologias de automação de processos, primeiro é essencial que a casa esteja organizada e as pessoas estejam preparadas para lidar com as novas ferramentas.

Por isso, toda a base fundamental da gestão de processos precisa ser satisfeita para que a tecnologia possa refletir em benefícios e praticidade. Diversos foram os exemplos em que a tecnologia permitiu a evolução dos processos nas primeiras décadas dos anos 2000 com a chegada da cultura paperless, porém também existiram problemas. Profissionais que estavam acostumados com a condução dos processos de forma analógica e que não receberam o treinamento necessário acabaram por abandonar o uso das ferramentas implantadas com objetivo de reduzir tempo e custos por falhas de implementação do modelo. 

Agora, porém, na nova era da Saúde Digital, o tempo se tornou ainda mais escasso. Adaptar-se a um novo método de trabalho ou à digitalização completa de um determinado processo é algo que deve acontecer a toque de caixa. Novamente a habilidade de liderança se faz presente para o gestor que quer se consolidar no atual cenário do setor. É preciso motivar e auxiliar as pessoas a passarem pela transformação digital, compreenderem a importância das tecnologias de gestão e como elas trazem valor para o trabalho diário e, principalmente, para a ponta mais importante dos negócios de Saúde: o cliente.